מי מקבל את השיחות הנכנסות לעסק שלכם, שהן כמובן חשובות ביותר? מי שמאיישים את המשרד כמובן, בטלפון ראשי כלשהו. מי מטפל בניהול היומן של ההנהלה? בתיאום פגישות? במשימות האדמיניסטרטיביות השוטפות שיש לעשות בהנהלה? משרד ראשי בעסק, מהווה צומת מרכזי וחיוני, אשר חייבים לנהל באופן יעיל במיוחד. מהם שירותי משרד אונליין? כיצד הם עשויים לסייע בכך? מדוע שירות זה הוא שירות שנבחר על ידי עסקים רבים? וכיצד הם משתמשים בו? במאמר זה נפרט את עיקר הדברים.
מיקור חוץ, בעידן המודרני
שירותי משרד אונליין, מבוססים על גישה פשוטה מאוד: שוכרים שעות עבודה מספק שירות ומקבלים במסגרת שעות אלה סיוע מעובד מרוחק, בעבודות משרד מבוקשות לבחירתכם. זו היא מעין הרחבה של אופן העבודה הרגיל, תוך אינטראקציה עם העובד (או עובדים) של שירות המשרד, דרך האינטרנט ובטלפון. אם זה מזכיר את הרעיון של מיקור חוץ, אז זה בדיוק מה שזה. מיקור חוץ מוכר בעולם העסקים מהעבר והוא עדיין כאן, פשוט תודות ליתרונותיו המוכחים. "זה עובד" ולכן עסקים משתמשים בשיטה זו, בהיקף כזה או אחר. כיום, ניתן אם כבר להפיק מכך אפילו יותר תועלת, תודות לטכנולוגיה שהתפתחה מאוד. למשל, יכולות התקשורת המתוחכמות דרך רשת האינטרנט, אשר רחבות הרבה יותר מטלפון קווי ומכשיר פקס.
כיצד זה משתלב בעסק?
שירותי משרד אונליין לא חייבים לבוא במקום מזכירות פנימית בעסק. הם אמנם מסוגלים לתת מענה מלא ומקצועי לכל הדרוש, אך הם ניתנים ליישום גם כאמצעי "הרחבה" גמיש של היכולות. נאמר שהעסק שלכם הוא בתחום מאוד עונתי וסביב החג הקרוב היקף הפעילות צפוי לזנק לכמה ימים באופן ניכר. אולי מצאתם בעבר במקרים כאלה שהמזכירות כמעט ולא עומדת בנטל. בכל אופן, לא מסוגלת לפעול באופן יעיל מספיק, מול היקף השיחות הנכנסות (למשל). לגייס מזכירה נוספת רק לשם כך, במשרה חלקית ובאופן זמני, לא כל כך מתאים. השוו זאת לשירות מזכירות מרוחק, שבו ניתן בקלות לשכור כך וכך שעות עבודה, כעזר לפעילות המזכירות הרגילה בעסק. הרבה יותר פשוט והגיוני!
יכולות לדוגמה
שירות מסוג זה עשוי להתבטא למשל ב:
- טיפול בטלפונים – מחד, מענה לטלפונים נכנסים (פעילות שיש לה חשיבות שוטפת גדולה מאוד). מאידך, הוצאת שיחות מיוחדות, על פי הצורך.
- סיוע בניהול זמן – ניהול זמן במשרד הוא דבר חשוב מאוד. שירותי המשרד יוכלו לסייע לכם למשל בתיאום פגישות וכמובן בניהול היומן. בכך, הם יסייעו להבטיח שדברים חשובים לא נופלים בין הכיסאות ואף לייעל את המשרד מבחינת ניהול הזמן.
- מיומנויות מיוחדות – לעתים יש צורך בפעילויות כגון תמלול והקלדה. כל עובד יכול לעשות זאת, אך לא כל אחד מיומן בביצוע הדברים באופן מהיר ואיכותי באמת.
- משימות נוספות – בהתאם לצורך, שירותי המשרד יוכלו לטפל בדברים נוספים. למשל בחלק מפעילויות הנהלת החשבונות (הפשוטות כמובן), אולי בניהול תיקי עובדים, במשלוח ניוזלטרים ואפילו בסיוע מסוים לפעילויות השיווק.
שירות אחד, תועלות רבות
לשירות זה יש תועלות פוטנציאליות רבות עבור עסקים. הוא מספק להם בין השאר:
- גמישות – יכולת להרחיב את כוח האדם במשרד, לפי הצורך, לכל תקופה נדרשת וללא התחייבות.
- חסכון בהוצאות – חסכון בעמדות מזכירות, כולל הריהוט וציוד המחשוב והטלפוניה שהן דורשות.
- מקצועיות – במקום לעשות עבודה בינונית במשימות שונות כגון קלדנות, ניתן לקבל בצורה כזו מענה מקצועי.
- פישוט ניהול העובדים – בניהול עובדים, כל הקשור לשכירים הוא נושא מורכב למדי. הוא מחייב עמידה בתקנות וחוקים שונים וגם תהליך הגיוס עבורו ממושך ומורכב במיוחד. שירותי המשרד מצמצמים את היקף העובדים השכירים בעסק.
לסיכום
הרחיבו את האפשרויות ואת היכולות של המשרד שלכם, באמצעות הסתייעות בשירות ייעודי לנושא זה.
